Tuesday, December 27, 2011

Database Management System



Saat ini kebutuhan akan penggunaan data dalam format digital semakin meningkat.  Kebutuhan ini terbukti ketika berhubungan dengan masalah pengarsipan dokumen-dokumen  yang penting.  Pengarsipan manajemen dokumen sebelumnya dilakukan dengan cara manual atau ditulis tangan dan disimpan dalam berkas-berkas manajemen data atau map dan disimpan lagi dalam laci penyimpan. Pengelolaan seperti ini sangatlah tidak efisien  dan menghambat kelancaran dalam mengelola pengarsipan data- data yang ada, dikarenakan lamanya proses  tersebut. Oleh karena itu, untuk menunjang kelancaran sistem pengolahan data-data, maka peranan teknologi  sangatlah penting guna memperlancar dan mempermudah jalannya sistem pengolahan data data. Sebagai suatu solusi dari permasalahan tersebut maka penyajian informasi mengenai pengarsipan dokumen menggunakan dokumen elektronik sangat tepat sehingga berbagai proses pengelolaan  dokumen  dapat  dilakukan  menggunakan   komputer.



Implementasi DMS   Document Management System bagi lembaga pendidikan sangat strategis, dimana pengelolaan dokumen menjadi lebih terorganisir, termonitor dan praktis. Manajemen dokumen merupakan alat atau sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lainnya. Informasi yang terkandung dalam dokumen tersebut  dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, sanggahan, pemikiran,pertanyaan, dan sebagainya. Manajemen data sering digunakan oleh perusahaan atau organisasi karena manajemen dokumen berperan sebagai alat pengingat dan sebagai  bahan  dokumentasi  bagi  setiap  proses baik internal maupun eksternal.
Kehilangan  dokumen  dan  tingginya  biaya  ruang  penyimpanan  dokumen  merupakan permasalahan utama yang sering dihadapi oleh banyak organisasi perusahaan pada saat ini, terlebih lagi bagi mereka yang memiliki dokumen kertas dalam jumlah besar.
Oleh karena itu, diperlukan suatu solusi yang tepat dengan bantuan teknologi informasi yang   dikenal  sebagai  Document  Management  System  (DMS).  Dengan  DMS,  dokumen- dokumen kertas tadi akan dikonversi dalam bentuk digital kemudian disimpan dalam disk atau sarana penyimpanan digital lainnya.

Selanjutnya untuk proses pencarian, penemuan kembali, menampilkan, pencetakan, bahkan pendistribusian  dokumen  dapat  dilakukan  secara  virtual  melalui  jaringan  komputer. Kebijakan   security  juga  dapat  diterapkan  secara  ketat  dalam  manajemen  dokumen- dokumen tersebut, sehingga hanya pihak yang berhak saja yang dapat mengakses dokumen sesuai  peruntukannya. Proteksi terhadap dokumen tersebut dilakukan secara digital pula, sehingga relative lebih aman dan mudah dalam penggunaannya

0 komentar:

Post a Comment

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...